法規制の変更と技術の進歩により、電子署名は現実のものとなりました。快適なソファや回転椅子に座りながら、操作しやすいオンライン署名プラットフォームを使えば、数分で複数の文書に署名できます。
オンラインで書類に署名することは、現代社会において、書類処理における便利で安全、そして環境に優しい方法です。書類作成のワークフローを効率化し、処理時間を短縮するだけでなく、プリンター、スキャナー、ファックス、配送業者にかかるコストも削減できます。
電子署名だけでなく、他の署名者を数回クリックするだけで同じように署名するよう招待できます。近年、数多くのオンライン署名ソリューションが登場し、それぞれ独自の機能を備えています。しかし、CocoSignのように期待に応えられるソリューションはごくわずかです。
この記事では、CocoSign を例にして文書に署名する方法について幅広く説明します。
CocoSign は、ニューヨークタイムズや Clutch などの権威あるプラットフォームで報告されている人気のデジタル署名アプリで、あらゆる社会階層の個人や企業が書類を効率的に処理できるようにします。
高速、安全、そして法的拘束力があります。CocoSignを使えば、書類への署名は驚くほど簡単です。
ステップ1: 署名する文書をアップロードする
CocoSignのこのページにアクセスして、オンラインで文書に署名してください。Googleドライブ、Box、OneDrive、Dropboxから文書をアップロードするか、ハイライト表示されたセクションに文書をドラッグアンドドロップするだけで署名できます。
ユーザーは「ファイルを選択」をクリックして、ローカルデバイスからドキュメントをアップロードすることもできます。
ステップ2: 署名者の追加
書類をアップロードするとダッシュボードに移動し、「私は唯一の署名者です」という文言とチェックボックスが表示されます。署名者があなただけの場合はこのチェックボックスにチェックを入れ、そうでない場合は空欄のままにしてください。
「私は唯一の署名者です」チェックボックスを未選択のままにしておくと、他の署名者の名前や電子メールアドレスなどの連絡先の詳細を入力するように要求するウィンドウが表示されます。
「署名が必要」または「コピーを受け取る」のいずれかを選択して、署名者に文書に対して期待する操作を指定することもできます。さらに、署名者をグループにまとめることもできます。これは、「グループを追加」アイコンをクリックして実行できます。
ただし、このボックスにチェックを入れて自分が唯一の署名者であることを示すと、次のページに進みます。
ステップ3：書類への署名
CocoSignで文書に署名する前に、ユーザーはウィンドウの右側にある署名フィールド（署名、イニシャル、テキスト、日付／時刻、メールアドレスなど）を文書に追加する必要があります。希望するオプションを文書にドラッグ＆ドロップして署名フィールドを作成します。
これが完了したら、ファイルに署名を追加できます。署名は、例えば以下のような複数の方法で行うことができます。
- マウスまたはトラックパッドを使用して、文書上でカーソルをドラッグして署名を描画します。
- 実際の署名を写真に撮り、その写真のスキャンコピーを文書の署名ウィンドウにアップロードします。
- 署名としてテキスト、イニシャル、メールアドレス、日付と時刻を入力することもできます。
ドキュメントへの署名が完了したら、「次へ」をクリックして変更を保存し、最後の手順に進みます。
CocoSignで無料の文書署名を完了したら、次に行うことは、署名した文書をダウンロードして関係者と共有することです。複数の署名者がいる文書の場合は、ファイルと任意で追加できるメッセージが、ステップ2で指定したメールアドレスに関係者に送信されます。
署名者が自分だけの場合は、署名した文書をダウンロードしてデバイスに保存するか、電子メールで受信することを選択できます。
CocoSignでオンライン署名するメリット
オンラインで文書に署名する手順はご理解いただけたかと思います。CocoSignプラットフォームを利用して署名することで得られるメリットをいくつかご紹介します。
1. 安全で法的拘束力がある
CocoSignプラットフォーム上の電子署名は法的拘束力を持ち、監査証跡によって署名の記録や未記録の記録が追跡できます。また、文書とダウンロードファイルは安全な256ビットSSL暗号化によって保護されています。
2. コスト削減と効率向上
書類の転送、修正、ファックス送信にどれだけの時間と費用がかかっているか想像してみてください。スキャナー、プリンター、ファックス機、そしてオフィススペースも必要です。しかし、CocoSignの電子署名を活用すれば、これらのコストと悩みはすべて解決できます。
これにより、貴社の処理時間と運用コストが大幅に削減され、専門性と効率性が他に類を見ないほど向上します。
3. 複数のファイル形式をサポート
CocoSign は、ユーザーが PDF ドキュメントをアップロードして署名するのを非常に簡単にするだけでなく、Doc、Docx、JPG、XLS 形式のドキュメントもサポートします。
ユーザーは、Drive、Dropbox、One Drive、スマートフォンやラップトップ上のローカル ファイルなど、複数のプラットフォームからドキュメントをインポートすることもできます。
CocoSign はどこで使用できますか?
CocoSignの基本的な用途はオンラインでの文書署名ですが、その応用範囲は多岐にわたり、様々な業界やシナリオに及んでいます。以下に、CocoSign電子署名の活用例をいくつかご紹介します。
領収書と請求書の発行
CocoSign ソフトウェアは、オンラインおよび実際の取引の領収書や請求書の発行を容易にし、効率性と専門性を高めます。
オンラインバンキング
CocoSign の電子署名はさまざまな銀行システムにも導入されており、顧客は銀行に直接出向くことなく金融サービスや金融商品に簡単にアクセスできるようになりました。
銀行は物理的な書類への依存を減らすことで、処理時間の短縮にもつながります。
保護者の同意と年齢確認
CocoSignの電子署名は、お子様に関する決定について保護者の同意を得る際にも使用できます。さらに、電子署名を身分証明書と統合することで、検証を容易にすることもできます。
秘密保持契約書への署名
NDAにデジタル署名を付与することで、文書の改ざんがほぼ不可能になり、安全性がさらに高まります。容易に偽造できるインク署名との対比は、これ以上ないほど顕著です。
1. 電子署名とは何ですか?
電子署名とは、文書を合法化する目的でオンライン文書に付加されるあらゆる形式の仮想マークを指す広義の用語です。
2. オンライン署名では通常どのようなドキュメント形式がサポートされますか?
電子署名は、PDF、Doc、Docx、XLX、JPGなど、幅広いファイル形式に挿入できます。ただし、電子署名を含む文書のほとんどはPDF形式で印刷されます。
3. 複数の人が同時に同じ文書に署名できますか?
はい。CocoSignプラットフォームでは、単一の文書に複数の署名者を追加できます。これを行うには、文書の署名者が自分だけではないことを示して、該当するフィールドに他の署名者の詳細を入力するだけです。
4. 携帯電話で書類に署名できますか?
CocoSign ソフトウェアは、Android と iOS の両方のスマートフォンで使用でき、コンピューターでも問題なく動作します。
5. 署名した文書を後で使用するために保存できますか?
CocoSignでは、署名済みの文書を各自のデバイスにダウンロードして保存できます。また、CocoSignの無制限クラウドストレージ機能により、署名済みの文書はすべて自動的に保存されるため、ユーザーは後からアクセスできます。
結論
電子署名によってデジタル空間がより安全な場所になったことは間違いありません。CocoSignのような信頼できるオンライン署名ソリューションを導入して、取引がスムーズに進むようにしましょう。
