起業を目指す方なら、「請求書とは何か？請求書の種類は何だろう？」と疑問に思ったことがあるはずです。従業員が注文を受けたり顧客とやり取りしたりと忙しい中、自社に最適な請求書の種類を考えることが重要です。ビジネスをスムーズに運営するためには、請求書の目的によって異なる請求書の種類に十分注意する必要があります。
請求書の支払いの種類は、次の条件によって異なります。
- 支払期間
- プロジェクト完了日
- 業界の特徴など
請求書の種類の意味を理解するのは難しくありません。この書類には、サービス内容、合計金額、支払条件に関する必要な情報がすべて記載されています。ところで、クライアントが既に前払いを済ませている場合や、数週間の延払いを希望している場合、請求書はどのように作成すればよいでしょうか？
そのため、請求書にはいくつの種類があり、このような場合やあの場合にはどの請求書を顧客に送るべきかを知っておく必要があります。
請求書にはどのような種類がありますか?
ビジネスマンとして、請求書の名称や目的が多岐にわたる様々な状況に遭遇したことがあるでしょう。以下では、最も一般的な6種類の請求書と、特定の状況でどのような種類の請求書が使用できるかをご紹介します。
- 定期請求書。特定の暦日に顧客に送付する定期請求書のことです。
- クレジットメモ。顧客に前払い金を請求する際には、慌てないでください。購入者がクレジットメモ請求書を受け取り、提供されたサービスに対する貴社への債務を確認できれば、手続きはスムーズに進みます。
- 中間請求書。これは、最終的な金額が高額になる大規模プロジェクトに最適なツールです。大きな支払いを複数回に分けて行うと、手続きがスムーズになります。プロジェクトの一部が完了したら、クライアントに中間請求書を発行し、支払いを受けてから作業を再開できます。
- プロフォーマ請求書。この形式の請求書は、あくまでも仮の請求書です。基本的に、プロフォーマ請求書のテンプレートは、提供されるサービスの暫定的な金額を合意するために使用されます。一般的に、中小企業は作業を開始する前にこのタイプの請求書を使用することが多いです。
- 支払遅延請求書。その名前から想像がつくかもしれませんが、これは支払期限を過ぎた請求書を顧客に送付することを指します。顧客が前回の請求書で定められた義務を履行せず、支払条件に違反した場合は、直ちに支払遅延請求書を送付することをお勧めします。Saldo AppsのInvoice Makerを使えば、支払遅延請求書の送付を自動化できます。
- 最終請求書。この請求書は、すべての作業範囲が完全に完了した後に顧客に送信されます。
請求書の必須項目
請求書にはさまざまな形式がありますが、その種類に関係なく、ほぼすべての書類に共通する特定の項目は次のとおりです。
- 請求日
- 貴社の連絡先
- 顧客情報
- 購入した商品や提供したサービスの詳細なリスト
- お支払い合計金額
- 支払い条件
- 請求書番号
