事業を運営するということは、調子が良い日でも大変な仕事になることがあります。「運営」という部分をもう少し細かく分解してみると、いくつかの明確なプロセスがあることに気づくでしょう。これらの活動は会社を支えていますが、必ずしも最も効率的であるとは限りません。
ある手順が別の手順の邪魔になっていることに気づくかもしれません。新しい修正を導入すると、重複した作業が見つかるかもしれません。さらに、現在行っている作業が問題なく機能している可能性もあります。それでもなお、プロセスをより効率的かつ効果的にしたいと考えているはずです。
幸いなことに、テクノロジーはこれらの状況のいずれにおいても役立ちます。あるプラットフォームを別のプラットフォームに切り替える場合でも、全く新しいものを試す場合でも、問題ありません。ビジネスプロセスを効率化するために活用できる4つのテクノロジーツールをご紹介します。
1. 請求書ソフトウェア
中小企業の経営者は、請求書作成ソフトウェアの効率化機能を特に高く評価するでしょう。顧客の未払い金額、支払期日、そしてどの支払いが滞っているかを整理する必要があります。大企業にもメリットはありますが、大企業は通常、経理・財務部門を擁する強みを持っています。
小規模な企業では、社内体制が必ずしも同じではないかもしれません。あなた一人、あるいはあなたともう一人だけで全てを統括している場合もあります。請求書テンプレートを使えば、請求書を一から作成する手間が省けます。顧客ごとに同じテンプレートを使用し、購入する商品やサービスに合わせて詳細を調整することができます。
テンプレートを使えば、顧客の支払額も自動的に計算されます。自分で計算する必要がないので、バックエンドでの時間を節約できます。支払条件を入力することで、いつ、いくら受け取る予定かを明確にすることができます。高度な請求書作成ソフトウェアは、各顧客の未払い金を追跡し、フォローアップ通知を自動的に送信します。さらに、このツールは在庫数と税金を同期させるのにも役立ちます。
2. ドキュメント管理プラットフォーム
たくさんの書類棚の中から、どうしても必要な書類を探してみてください。書類がどの棚にあるか分からないと、さらに難しくなります。列の最初から探し始め、早く書類が見つかることを祈るしかありません。
オフィスにキャビネットが何列も並んでいて、それらを探すのに苦労していると想像してみてください。地下室には箱に入った書類も保管されています。必要な書類を1枚探すのに1週間もかかるなんて。非効率的で、途方もなく気が遠くなるような作業ですよね？
デジタル化以前の誰もが直面していた現実です。古い文書保管方法もまだ残っているかもしれませんが、オンライン文書管理プラットフォームははるかに効率的です。書類をいつでもどこでも保管、整理、そして取り出すことができます。これらのツールは文書を一元的に保管し、どこからでも必要な情報を見つけられるようにします。顧客、ベンダー、従業員に、調査のため何週間も待たせる必要はもうありません。
3. コラボレーションツール
誤った情報はプロジェクトをあっという間に頓挫させる可能性があります。十分な詳細が不足していることも同様です。関係者の認識が一致していない場合、プロジェクトが失敗に終わるのはほぼ確実です。プロジェクトが頓挫する主な原因の37%は、コミュニケーション不足です。キッチンに複数の料理人がいる場合、明確な流れを作る必要があります。
しかし、メンバーが本腰を入れる前に、成功への明確な秘訣を明確にしておくことが重要です。プロジェクトマネージャーとチームメンバーの最終目標に対する認識が異なっていたら、何の役にも立ちません。同様に、各タスクの責任者が明確になっていないと、プロジェクトはうまくいきません。各メンバーは、成果物を次のメンバーにいつ引き継ぐべきかを把握しておく必要があります。
コラボレーションツールは、プロジェクト管理を含むコミュニケーションを一元化します。アイデアの交換、タイムラインの参照、各自の責任の確認などが可能になります。コラボレーションソフトウェアは、ハイブリッドチーム間でプロジェクトの目標と次のステップを共有するための場となります。オフィスで働くメンバーも、リモートチームのメンバーと同じ情報を得ることができます。コラボレーションプラットフォームは、バーチャルミーティングでも、共有会話スレッドでも、適切なコミュニケーションを促進します。
4. 顧客関係管理システム
顧客関係をうまく管理することは、単なる歯車の歯車ではありません。ブランドの評判、成長、そして日々の業務にも影響を与える可能性があります。顧客が不満を抱くと、従業員の負担は増大します。問題が深刻化すると、顧客も従業員も期待する体験を得られません。
顧客関係管理システムは、企業が各顧客のニーズを把握するのに役立ちます。このソフトウェアは、相互に関連する部門間のコミュニケーションを追跡し、円滑に進めます。例えば、営業担当者が特定の顧客と既に製品の見積もりについて話し合い、いくつかの詳細が確定次第、成約に向けて準備を進めているとします。このような場合、マーケティング部門は、同じ製品に関するCTA（行動喚起）を含むメールを送信したくないかもしれません。
顧客は首をかしげるばかりで、営業で築き上げた信頼と自信を損なう可能性があります。顧客関係管理ツールがなければ、マーケティング部門は意図しないミスを犯してしまう可能性が高くなります。さらに、このソフトウェアは社内チームが約束事を把握するのに役立ちます。これらのアクションには、製品シート、電話、契約書などのフォローアップが含まれることがよくあります。
ビジネスプロセスの統合
会社を経営するということは、複数のプロセスを同期させることを意味します。まるで車を所有しているようなものです。部品の一つが故障すると、エンジンがスムーズに作動しなくなる可能性があります。また、そのまま走り続けようとすると、予防可能な故障につながる可能性もあります。
社内プロセスを合理化し、効率性を高めたり向上させたりすることが、最善の防御策です。しかしながら、人間の意志力には限界があります。適切なテクノロジーツールを組み合わせることで、円滑に機能する組織を構築できます。企業は、より高い能力で約束を果たすことができるでしょう。
