PDF（Portable Document Format）は、職場、学校、官公庁や法律事務所などの機関で使用されている標準フォーマットです。ユーザーフレンドリーで見栄えがよく、さまざまなデバイスから簡単にアクセスできるため、広く普及しています。
PDFファイルの作成は、他の形式の場合とほぼ同じプロセスです。まず、空白の文書を作成し、それをPDFファイルとして保存する必要があります。ただし、JPGやWordなどの他の形式のファイルをPDFに変換することも可能です。
また、個々のPDFファイルを1つのドキュメントに結合するオプションもあり、これは多くの場面で非常に便利です。例えば、画像ファイルとテキストファイルを組み合わせた複数章のレポートを作成できます。ファイルを印刷、スキャン、PDFとして保存する代わりに、電子ファイルをこの形式に変換することで、統一感のある洗練されたドキュメントを作成できます。
PDFの作成と結合により、紙を無駄にすることなく複数の文書を作成できます。米国環境保護庁（EPA）は2018年の分析で、紙が都市固形廃棄物に大きく寄与していると述べています。
ビジネスを運営するにはどれだけの書類作業が必要かを把握し、デジタル ファイルに切り替えてオンライン リソースを最適化することが、職場の効率を高めながら環境を保護するための優れた方法となります。
この記事では、PDFファイルの結合と、オンラインコンバーターの使い方について詳しく説明します。続きをお読みください。
1. 共同作業の効率を向上させる
従業員の生産性測定を専門とするProdoscore社は、2020年の調査で、リモートワークへの移行により生産性が47%向上したと報告しています。PDF結合ソフトウェアなどの適切なツールを活用することで、リモートチームの生産性向上を支援することもできます。
リモートチームが共同作業でレポートを提出しなければならないとします。チームメンバーや各部門からすべての電子文書を収集し、それらを統合して単一のレポートのコピーを作成できます。
チームメンバーは異なるファイル形式を使用できますが、それらをPDFドキュメントに変換して結合することができます。エラーや変更があった場合は、個別のファイルに戻って必要に応じて調整することもできます。
オンラインPDF変換・結合ツールは、共同作業の効率向上に役立ちます。オンラインコンバーターについて詳しくは、こちらの動画をご覧ください。
2. 効果的な文書管理を可能にする
組織内には、整理・統合が必要な最新またはアーカイブ済みの電子ファイルが大量に存在しますか？もしそうなら、一部のファイルを結合することで、より効率的に整理整頓できるかもしれません。カテゴリ別に文書をまとめることで、重要なファイルや情報の紛失や置き忘れを防ぐことができます。また、整理されたファイルは簡単に見つけてアクセスできるようになります。
3. 文書のセキュリティを強化する
税務申告書などの法務書類や財務書類を定期的に扱っている場合、すべての書類の保管管理は困難になることがあります。米国では、内国歳入庁（IRS）が1996年から税務申告書の作成にPDF形式を採用しており、従来の書類ではデータの安全性を確保するのが難しい場合があるため、PDF形式は理想的です。
しかし、デジタルファイルやそのコピーを紛失すると、特に機密情報や秘密情報が含まれている場合はリスクが生じる可能性があります。同じカテゴリの重要な文書を統合することで、それらを1か所にまとめ、安全かつプライバシーを確保しやすくなります。
上記の例以外にも、PDF の結合には多くの利点があり、投資する価値のある機能であると言えます。
オンラインツールを使ってPDFファイルを結合する方法
個々のファイルを結合して単一のPDFファイルを作成する最も簡単な方法の一つは、オンラインの変換・結合ツールを使用することです。このツールは、ドキュメント処理技術やサービスを専門とする企業によって一般的に提供されており、ウェブ上では検討できるオプションがいくつか見つかるかもしれません。
多くのPDF変換・結合ツールは、短期または長期の有料サブスクリプションで提供されており、ユーザーは様々な機能にアクセスできます。PDFソフトウェアへの投資を最適化するには、ドキュメント処理で頻繁に必要となる機能を検討し、それらが製品に含まれているかどうかを確認する必要があります。その後、組織の要件に最適なサブスクリプションモードを選択してください。
ほとんどのPDF結合ツールは使いやすく、アプリケーションに分かりやすい操作手順が組み込まれています。PDFファイルを結合するための基本的な手順をいくつかご紹介します。
1. 必要なファイルを集める
PDFファイルを結合する最初のステップは、PDF以外の形式のファイルも含め、必要なすべての文書を集めることです。結合プロセスを効率化するために、文書をファイルの種類ごとにまとめることもできます。例えば、画像やJPGファイルを別のフォルダに保存すると、文書の整理が容易になります。すべてのJPGファイルを収集したら、Word形式のファイルに進み、すべてのファイルが適切に結合されるまで作業を続けましょう。
2. PDF以外のファイルをすべてPDFに変換する
必要なファイルをすべて集めたら、文書をPDF以外の形式に変換できます。変換するには、PDFソフトウェアを開き、変換したいファイルをアップロードし、アプリケーションの「変換」機能を使用して、変換されたファイルをダウンロードします。
お使いのソフトウェアやアプリケーションによっては、ファイルを一括変換するオプションが用意されている場合があります。これにより、時間と労力を節約できます。お使いのオンラインツールにこの機能があるかどうかを確認し、ドキュメント処理の効率を向上させるために最適化する方法を検討してください。
必要なファイルがすべて PDF 形式になるまで、このプロセスを繰り返します。
3. ファイルを適切に配置する
結合プロセスを開始する前に、ファイルを単一のPDF文書にどのように表示するかに合わせて配置する必要があります。この手順は非常に重要です。ファイルが欠落していたり、項目の順序が間違っていたりすると、最初からプロセスをやり直す必要があり、時間がかかり、面倒な作業になる可能性があります。
4. ファイルを結合する
ファイルを整理したら、正しい順序でソフトウェアにアップロードします。ファイルを間違ってアップロードしてしまった場合は、アプリケーションの「並べ替え」機能を使って順序を修正できます。その後、「結合」ボタンをクリックして処理を開始し、完了して新しく作成されたファイルをダウンロードできる状態になったことを通知するメッセージが表示されるまで待ちます。
結合された PDF ファイルをダウンロードしたら、コンピューターまたはストレージ デバイスに保存できます。
結論
PDFファイルの結合は、文書処理と管理の効率性を高めるのに役立ちます。また、レポートや共同作業の品質向上にも役立ちます。ファイル管理や文書作成のニーズに長期的に対応できるPDF結合ツールやソフトウェアへの投資は、賢明な選択と言えるでしょう。
