サプライチェーン管理におけるデータ駆動型ソリューションの台頭に伴い、調達分析はビジネスオペレーションにおいて不可欠なものとなっています。これにより、調達業務は時代遅れの手作業から、調達から支払いまでを自動化するソフトウェアによって実現されるプロセスへと変革しています。
調達データ分析は、組織の支出パターンを追跡するだけでなく、ビジネスの成長に向けた情報に基づいた戦略的意思決定にも役立ちます。その結果、企業はコスト削減、将来の課題の軽減、そして業務効率の向上を実現できます。
ここでは、調達分析、その種類、機能、およびビジネス運営における役割について詳しく説明します。
調達分析の定義
簡単に言えば、調達分析とは、組織の過去の購買パターンから得られたデータを、将来の戦略と意思決定を改善するための実用的な洞察へと変換するために使用されます。調達分析または購買分析とも呼ばれるこのプロセスでは、多数の社内および社外の情報源からデータを収集し、それらのデータを分析します。
最終的な分析結果は、グラフ、チャート、直感的なダッシュボードなど、アクセスしやすい形式で提示されます。調達分析は可視化だけでは終わりません。分析されたデータは、専門チームによって活用され、将来の市場動向の特定、リスクの最小化、持続可能な戦略の構築に活用されます。
調達分析の種類
企業は、それぞれのニーズや課題に応じて、様々なタイプの購買分析を選択できます。過去のデータの評価や調達ミスの原因特定など、どのような目的であっても、分析は解決策を見つけるのに役立ちます。調達データ分析の主な種類には、記述的分析、診断的分析、予測的分析、そして処方的分析があります。
記述的分析
記述的分析の役割は、過去のデータを分析し、組織における過去の傾向やパターンを記述することです。記述的調達分析によって、企業がホリデーシーズン中に事務用品の支出を増やしたり、納品が遅れるサプライヤーと継続的に取引していたりすることが明らかになるかもしれません。その後、ホリデーシーズン前にまとめて事務用品を購入し、より信頼性の高い別のベンダーに切り替えることで、事務用品のコストを削減できます。これらの洞察は、組織の意思決定を導き、業務プロセスをより効率的にし、リソースの消費を削減するのに役立ちます。
診断分析
一方、診断分析は、過去の特定の出来事や傾向がなぜ発生したかという理由により重点を置いています。その名の通り、このタイプの調達データ分析は、調達の失敗の根本原因を理解するための鍵となります。例えば、組織が自社製品の品質が著しく低下していることに気付いた場合、診断分析を他のツールと組み合わせてサプライヤーのパフォーマンスを分析することができます。購買分析によって問題（例えば、サプライヤーの品質基準が低下している）が特定されれば、関係者は解決策を検討することができます。
予測分析
予測分析は、収集された調達データを活用して、潜在的なビジネストレンドを特定し、今後のリスクを予測し、購買分析におけるパフォーマンスを予測します。企業は過去のパターンを活用することで、過去に直面した課題を予測することができます。例えば、予測分析によって人気商品が在庫切れになったことが判明した場合、事前に在庫を積み増すことでこれを回避できます。このような購買分析は、企業が情報に基づいた意思決定を行うのに役立つだけでなく、リスクの軽減にも役立ちます。
処方的分析
処方的分析は、他の種類の購買分析から得られた情報を活用し、ビジネスにとって潜在的なソリューションと行動方針を提案します。このプロセスは主にAIと機械学習ツールを用いて行われます。例えば、処方的分析モデルは、履歴データとサプライヤーのパフォーマンス指標を活用して、最適な調達戦略と契約条件を推奨します。これは、サプライヤーのパフォーマンスとリードタイムを評価し、長期的なベンダー関係の戦略を策定する必要がある調達機会分析において特に役立ちます。
調達分析におけるKPIと指標
購買分析のための主要業績評価指標（KPI）は、企業が明確かつ定量化可能なデータを用いて、自社のパフォーマンス、コスト効率、サプライヤーの有効性を測定するのに役立ちます。KPIは組織のニーズによって異なりますが、主な指標には以下が含まれます。
- 支出対予算分析は、支出履歴と割り当てられた予算を比較し、購入が支出限度額内に収まっているかどうかを判断します。目標はコスト削減ではなく、与えられた財源の範囲内で一貫性を保つことです。企業は調達コスト分析を用いて間接費と直接費を分析し、最適化の余地を特定します。
- 管理支出とは、組織の調達チームによって直接管理される支出の金額です。
- サプライヤーリードタイムは、サプライヤーが注文書を受け取ってから製品を納品するまでにかかる時間を測定します。
- 価格、数量、リードタイムの差異などの差異要因は、調達プロセスの計画された結果と実際の結果の差異を指します。
調達分析における重要なステップ
今日の市場環境において、購買パターンと支出管理手法を分析し、特定することは極めて重要です。しかし、それ以上に重要なのは、明確な戦略を念頭に置いて調達分析に取り組むことです。
データベース全体を調達分析ソフトウェアに投入して、即座に問題を解決しようとする誘惑に駆られるかもしれませんが、この方法はほとんどの場合、成果を上げることができません。調達分析には通常、データ収集、データのクレンジングと整理、分析、可視化、レポート作成といった複数の重要なステップが含まれます。
1. 目標の特定とデータの収集
効果的な購買分析の基盤は、プロセスの最初に定義された目標にあります。コスト削減、サプライヤーのパフォーマンス監視、長期戦略の構築など、目的が何であれ、重点的に取り組むべき主要な領域を特定することが重要です。
この段階で企業が考慮する要素には、利用可能なリソースと必要なリソース、現在のKPI指標、潜在的なリスクなどがあります。事業運営の優先事項を理解することで、調達分析においてより正確で実用的な結果が得られます。
購買分析におけるデータ収集プロセスでは、様々なリソースからデータを抽出し、一元化されたデータベースに集約します。組織のデータソースは社内と社外の両方に存在し、どちらのデータ資産も同等に有用です。
内部データ ソースは組織内から取得され、次のものが含まれます。
- エンタープライズ リソース プランニング (ERP) システム
- 請求書および購入管理ソフトウェア
- 会計ソフトウェア
- 顧客関係管理（CRM）およびベンダー関係管理（VRM）プラットフォーム
- 調達から支払いまでのソフトウェア
- 社内通信、販売報告、財務記録
外部データソースには、組織外の公開リソースまたはサードパーティリソースで利用可能な資産が含まれます。具体的には、次のようなものがあります。
- サプライヤー情報
- 業界コードとレポート
- 公開データベース
- 通貨やコストに関するレポートなどのサードパーティの財務データ
2. データのクレンジングと整理
可能な限り多くのデータを収集することは、詳細な購買分析に確かに役立ちますが、一部のダーティデータは結果の妨げとなる可能性があります。ダーティデータとは、不完全で欠陥のある情報を指し、重複、破損、または古い情報が含まれている可能性があります。調達スペシャリストは、異なるソース間でデータの正確性を確保し、形式の不一致、日付の不一致、レポート内の小さなエラーを回避することに尽力します。
分類は、調達分析における重要なステップの一つです。データを明確に定義されたカテゴリに分ける作業です。ソーシング分析における調達のように、特定の分野に焦点を当てる場合、分類は非常に役立ちます。例えば、クラリジック・マトリックスを用いてサプライヤーをリスク要因と収益性でグループ化したり、80/20ルールを用いてデータの優先順位付けを行ったりすることができます。
3. 購入分析
ステップ1で明確に定義された目標を出発点として、調達データ分析を実施します。これは、プロセスの中で最も重要な部分と言えるでしょう。何に焦点を当てるかは、ニーズによって大きく異なります。購買分析で実行できるステップには、以下が含まれますが、これらに限定されるものではありません。
- 支出分析では、過去の支出を調査して購入パターンを判断し、コスト削減の機会に関する洞察を得ます。
- 調達コスト分析は、直接費・間接費、総所有コスト、そして費用対効果分析を含む個々の調達コストに焦点を当てます。例えば、企業は特定の材料を輸入すると国内サプライヤーを利用するよりもコストがかかることに気づくかもしれません。調達コスト分析を実施した後、組織は別のベンダーに切り替えることで経費を削減することを決定するかもしれません。
- サプライヤー分析では、調達分析のより広範な範囲を絞り込み、パフォーマンス、納期、信頼性、コスト効率などの主要な要素によって各サプライヤーを評価します。
- サプライヤー多様性分析により、企業はサプライチェーン内の少数民族所有、女性所有、その他の多様なサプライヤーを明確に把握できます。
- 調達機会分析には、市場競争と顧客の需要を分析して、ビジネスの成長に向けた戦略的な意思決定を行うことが含まれます。
- 契約分析には、あらゆるビジネス関係における法的義務の調査が含まれます。
4. 可視化とレポート
調査結果を関係者に報告するには、調達ソフトウェアを活用してデータをグラフ化しましょう。Karin Eberhard氏がManagement Review Quarterly誌に発表した研究では、データの視覚化が戦略的経営における意思決定の質を大幅に向上させることが示されています。視覚化の形式には、円グラフ、折れ線グラフ、図表、地理空間マップなど、様々な手法があり、これらをすべて直感的なダッシュボードにまとめることができます。例えば、視覚化は調達機会分析において成長の余地を明確にするのに役立ちます。
調達における分析の活用
過去と現在のデータを分析することで、調達分析は組織内の様々な業界や部門における戦略的成長に不可欠なものとなり得ます。調達チームは購買データに関する重要な洞察を得ることができ、その洞察をビジネスニーズへの対応に活用することができます。市場調査からサプライチェーン管理まで、購買分析には以下のような様々なメリットがあります。
- リソースの優先順位付け
- 調達、サプライチェーン管理、リスク管理の改善
- 物流と配送計画の最適化
- 調達プロセスを俯瞰的に把握する
調達分析は、企業が購買サイクルのオペレーションを管理し、顧客需要とサプライヤーとの関係におけるギャップや不一致を解消し、支出パターンを追跡するのに役立ちます。データ駆動型の調達分析ソフトウェアを活用することで、調達チームは購買分析を効率的に実行し、リソースを節約し、予測的な洞察を得ることができます。
