プロジェクト管理は、今日の企業部門で最も評価されている作業プロセスです。
特定の作業、イベント、または義務を完了するために、組織の資産を計画し、スケジュールを立てることです。プロジェクトマネジメントは、組織が財務状況を改善し、収益を最大化するのに役立ちます。
プロジェクトマネジメントは、一度限りのプロジェクトでも、人員、資金、技術、独自の情報といったリソースを管理しながら継続的に取り組むプロジェクトでも構いません。プロジェクトマネジメントは、長期にわたる膨大な作業を伴う複雑な業界で多く活用されています。
しかし、どの業界であっても、プロジェクトマネージャーの役割は同じです。プロジェクトの目的と成果の定義を支援し、さまざまな作業要素をいつ、誰が達成すべきかを特定することです。
この記事では、プロジェクト管理の様々な複雑さについて理解を深め、品質管理テストがどのように開発されるかについても解説します。これらのテストは、完成したコンポーネントが特定の基準を満たしていることを保証するのに役立ちます。
プロジェクト管理で最も人気のあるツール
長年にわたり、最も広く使用されているプロジェクト管理ツールはMicrosoft Projectです。これは、Microsoft Projectが最適な選択肢だからというよりも、プロジェクトマネージャーやチームメンバーが他のMicrosoft製品に慣れ親しんでいることが主な理由です。
マイクロソフトの支配力は揺るがされ、その地位を凌駕する企業も現れましたが、依然としてこの業界の巨人であり続けています。プロジェクト管理ソフトウェアについて語るなら、Microsoft Project を抜きにしては語れません。
また、Mac 用の MS Project に相当するものも確認することができます。詳細については、こちらをご覧ください。
企業が取り組むプロジェクトの種類は、企業戦略や市場など、さまざまな要因によって決まります。企業は業界の需要に応じて仕事を抱えています。
たとえば、通信会社のプロジェクト マネージャーはテレビ マーケティング キャンペーンを監督しますが、ファーストフード チェーン システムの他のさまざまなプロジェクト マネージャーは、国内の地域のフレーバー プロファイリングに関与する場合があります。
企業がなぜこれに投資するのでしょうか?
今日の競争の激しい専門業界において、プロジェクトマネジメントはあらゆる規模、あらゆる業種の企業にとって重要な戦略的リソースです。今日の企業にとって、プロジェクトマネジメントなしに事業の改善は考えられません。
しかし、常にそうだったわけではありません。プロジェクトマネジメントが真の専門職として認められたのは、第二次世界大戦後期、大規模で複雑なプロジェクトの急増により、効率性と効果性を高める新しいプロジェクトマネジメント手法への需要が高まった時期になってからです。
プロジェクト管理の例
プロジェクト管理の仕組みをより深く理解していただくために、2 つの異なる業界からの詳細な例をご紹介します。
食品業界におけるプロジェクトマネジメント
レストランチェーン「X」は、今後3四半期で売上高を25%増加させたいと考えています。そのためには、国内3州にチェーン店をオープンする必要があります。この課題がプロジェクトマネージャーに割り当てられた時、彼らは頭をフル回転させ始めます。
プロジェクトマネージャーは、様々なスキル、テクニック、そして方法論（以下参照）を駆使して、プロジェクトの展開と継続のロードマップを作成します。戦略策定が完了したら、作業の割り当て作業に着手します。
こうすることで、作業がビジネスの見通しと一致し、最大限のリソース出力で設定されたタイムラインで完了することが保証されます。
インフルエンサーマーケティングエージェンシーにおけるプロジェクトマネジメント
ソーシャルメディアインフルエンサー「Z」は、新年を迎える前にInstagramのコンテンツリーチを20万人に増やし、TikTokのオーディエンスを10%増加させたいと考えています。この問題提起には、食品業界で採用されているプロセスと同じプロセスを、必要な修正を加えて適用します。
プロジェクトマネージャーは、目標達成を支援するために、サードパーティの企業やツールを雇用する場合があります。収益が予算を超過すると純損失が発生し、好ましくないため、指定された予算内で作業を完了させる必要があります。
プロジェクト管理はどのように重要ですか?
現代において大きく成功したいと考えている新興企業や伝統的な企業を見ると、要件を満たし、プロジェクトを期限通りに納品するために、プロジェクト管理も効率的であることがわかります。
プロジェクト管理プロセスを導入する最大のメリットは、前例のない問題や突発的な問題に対処するためのツールを利用できることです。これ以外にも、プロジェクト管理には以下のような多くのメリットがあります。
- プロジェクトの明確で明確なビジョンを持つこと
- 最終目標達成に向けた詳細なマイルストーン
- 非常に費用対効果が高く、リソース主導の財務投入
- プロジェクトの進捗状況の透明性と最新情報
- あらゆるステップでカスタマイズ可能
- 複雑で思いもよらなかった問題に対処する能力
- リスク予測の問題
これらは、プロジェクト管理から得られるさまざまなメリットのほんの一部にすぎません。
プロジェクトマネージャーは何をするのですか?
プロジェクトマネージャーには様々なタスクがあります。プロジェクトマネージャーの責任は職場によって異なるため、一般の人にとってその重要性を理解するのは困難かもしれません。
ただし、プロジェクト マネージャーには、職場全体で一貫している特定の重要な責任があります。
＃1マネジメント
これらには、プロジェクトのスコープを計画し設定することが含まれます。これには、プロジェクトで使用する技術と方法論を決定し、プロジェクトへの期待値を設定し、それを管理することが含まれます。
また、プロジェクトの計画を立案し、修正する必要もあります。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトへのリソースの割り当てと様々なタスクの整理にほとんどの時間を費やします。
#2 財務
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの費用と各タスクの完了にかかる時間を見積もる必要があります。会社から提示された特定の予算を超えることはできません。
#3 管理
プロジェクトのステータスと進捗状況をチーム メンバーに常に報告することに加えて、チーム メンバーが実行する必要がある重要な追加のステップがあります。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの実施中に発生するあらゆる問題に対処しながら、プロジェクトに関連するリスクを把握する必要があります。
彼らは通常、権威を持っていないため、物事を成し遂げるために一生懸命働かなければならない困難な状況に陥ることがよくあります。
ここでは、チームのメンバー間のコミュニケーションを促進するための奨励および動機付けの戦略を考え出す必要があります。
プロジェクトマネージャーとして成功するには、チームメンバーからの尊敬と信頼、そして経営陣からの支持を得ることが不可欠です。そのためには、チームメンバー全員が協力し、一体となって仕事に取り組める必要があります。
プロジェクト管理によってチームは何を得ますか?
チームにプロジェクト マネージャーがいる場合、作業がスケジュールどおり適切な時間に完了することを確実にすることに尽力する人がいることになります。
プロジェクトマネージャーがいるチームは、コミュニケーションが円滑になり、戦略的なマネジメントが可能になるというメリットがあります。プロジェクトマネージャーは各チームメンバーに適切な仕事を割り当て、メンバーがそれぞれの目標達成に集中できるよう配慮するため、他のメンバーとの連携や仕事の分担について悩む必要がありません。
さらに、チームマネージャーは、チームメンバー全員が懸命に働き、高品質な製品を作ることに集中できるよう、チームの取り組みが円滑に進むよう尽力します。こうして、チームが提供するプロジェクトに満足し、満足しているクライアントと出会うことができるのです。
プロジェクト管理プロセスはどのように効率化されますか?
一部のプロジェクトや業界では、プロジェクトを順番に実行することが求められます。例えば建設プロジェクトでは、一連の特定のタスクが定められた期間内に完了することを保証するために、綿密な計画を立てる必要があります。
このようなプロジェクトに取り組む際には、ウォーターフォール方式やクリティカルパス方式といった従来のプロジェクト管理手法を活用するとよいでしょう。ウォーターフォール方式の主な目的は、タスクを完了し、それを次のタスクやフェーズで活用したり、その基盤を築いたりできるように引き渡すことです。
クリティカル パス法では、プロジェクトのすべてのタスクを計画し、各アクティビティを開始する前に実行する必要がある内容を指定して、各アクティビティを完了するのにかかる時間を予測します。
ニーズが絶えず変化するプロジェクトに取り組んでいる場合は、エクストリーム・プログラミング手法を選択することをお勧めします。この手法では、チームを小規模なグループに編成し、必要に応じて作業内容を即座に変更できる柔軟性を持たせることができます。
プロジェクト管理で使用される手順
自らが設定した目標を達成するプロジェクトを組み立てるのは、困難な作業です。だからこそ、以下の段階を踏んで、関連する活動を完了させる必要があるのです。
#1 スタート
この時点では、戦略計画の作成とプロジェクトの潜在的な利点の評価の両方が重要です。
さらに、この時期はプロジェクト計画、つまりプロジェクトの成果をまとめる絶好の機会です。関係者全員と会議を開き、目標、コミュニケーション方法、そしてタイムラインを明確にする必要があります。
#2 陰謀
プロジェクトの承認が完了したら、チームメンバーと話し合い、費用、リスク、リソースを考慮した戦略を策定しましょう。リソースと技術ニーズはタスクによって決まるため、この段階でタスクに集中するのが最適です。
正確なプロジェクトスケジュール、コミュニケーションプラン、そして成果物を明確に定義することを忘れないでください。この段階でプロジェクトの範囲が確定し、マネージャーはプロジェクトの各要素を視覚化するための作業分解図（WBS）を作成できます。
# 3 実装
これは、チームが成果物を完成させるためにプロジェクトに取り組む時間です。ステークホルダー間の連携を維持することは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの実施全体を通して担うもう一つの義務です。
#4 モニタリング
プロジェクトがこのレベルに達すると、プロジェクト マネージャーはすべてのチーム メンバーを管理し、誰も当初の計画から逸脱しないようにする必要があります。
マネージャーは、重要成功要因（CSF）と主要業績評価指標（KPI）を定義することで、これを容易に実現できます。さらに、取り組みと費用を監視する必要があります。
#5 プロジェクトの完了
プロジェクト完了後、多くのチームは振り返りセッションを行い、成功または失敗の要因を特定します。企業はその後、改善すべき点を明確にします。最後に、プロジェクトをレビューし、報告書を作成します。
