モチベーションの低下、健康上の問題、時間管理能力の不足などは、従業員が仕事で生産性を発揮できない最も一般的な理由です。職場で質の高い成果を出すのに苦労している場合は、仕事への取り組み方を変える必要があります。役立つかもしれない戦略をいくつかご紹介します。
1. ブラウザを活用する:
私たちの多くは一日の大半をコンピューターの画面の前で過ごしているため、時間を有効に活用することが重要です。ブラウザを使って生産性を高める方法がいくつかあることを知ったら、きっと驚かれることでしょう。ブラウザ専用の生産性向上ツールや拡張機能は数多くありますが、仕事の生産性を高めるために、以下のヒントも役立ちます。
- タブ グループを使用して閲覧を整理します。
- ブラウザデータをデバイス（ラップトップ、スマートフォン、タブレットなど）間で同期します。
- 「related:URL」コマンドを使用して、役立つ Web サイトをすばやく見つけます。
- 起動時に開く特定のページを設定します。
- 不要な拡張機能を削除します。
- キーボードショートカットで時間を節約しましょう。
2. 一度に1つのタスクに集中する:
多くの人は、複数のタスクを同時にこなせば、時間通りに終わらせられると考えています。しかし実際には、複数のタスクに注意力が分散してしまい、生産性を低下させてしまいます。たとえすべてのタスクを完了できたとしても、仕事の質は期待通りになりません。そのため、一度に1つのタスクに集中し、完了するまでやり遂げることをお勧めします。集中して取り組むことで、質を落とさずに早く終わらせることができるかもしれません。タスクの重要度に応じて優先順位をつけることを検討しましょう。
3. 途中で休憩を取る:
タスクを早く終わらせようとしているときに、休憩を取るのは不必要に思えるかもしれません。しかし、定期的に休憩を取ることで仕事の生産性が向上することが証明されています。同じ場所に座り、休憩なしにタスクに取り組むと、疲労や燃え尽き症候群に陥る可能性があります。そうなると、仕事を続けるモチベーションを失ってしまう可能性があります。一方、短い休憩を取ることで、仕事の単調さを打破し、心をリフレッシュすることができます。その結果、仕事に戻った時に、より良いパフォーマンスを発揮できるようになります。
4. 達成可能な目標を設定する:
達成が困難に思える大きな目標を設定する代わりに、小さくて達成可能な目標をいくつか設定することを検討してみましょう。仕事の生産性向上に苦労しているなら、この方法が大いに役立ちます。書類の作成、顧客からのメールへの返信、デスクの整理といった小さな目標は簡単に達成できます。こうした小さな目標を達成していくことで、仕事への自信が深まります。必要であれば、1日の仕事を小さなタスクに分割し、それぞれのタスクを期限内に完了させるようにすることで、全体的な生産性を向上させることができます。
5. スマートフォンでフォーカスモードを使用する:
今日のデジタル時代において、スマートフォンは集中力の最大の源の一つです。通知が鳴るたびにスマートフォンをチェックしていると、タスクに集中できず、時間通りに終わらせることができなくなる可能性があります。必須アプリ（メールアプリ、通話アプリなど）を除き、スマートフォンの「フォーカスモード」や「デジタルウェルビーイング」機能を使用して、集中力の妨げとなるアプリ（ショッピングアプリ、ソーシャルメディアアプリ、フードオーダーアプリなど）の使用を制限することをお勧めします。
6. 会議の生産性を高める
一日を通して複数の会議に出席する必要がある場合、あるいは1つの会議に長時間出席する必要がある場合は、これらの会議が生産的であることを確認する必要があります。会議中は椅子に座ってリラックスするのではなく、同僚と一緒に立ち上がって会議を進めるスタンディングミーティングを検討してください。これにより、会議の参加者全員が集中力を維持できます。また、会議中に議論された最も重要なポイントをメモし、時間を記録すると、その後の会議が効率的に進行します。
結論
これらのヒントを1週間試してみて、生産性に改善が見られるか確認してみてください。これらの方法に慣れるまでには少し時間がかかるかもしれませんが、徐々に慣れてきます。しかし、長期的に良い結果を得たいのであれば、これらの方法を継続して行う必要があります。
