プロジェクトマネージャーとして、提案書の提出をはじめ、様々な業務を担当します。関係者を納得させるには、常にスムーズな進行が求められます。
では、プロジェクト管理のプレゼンテーションを最高の状態に保つにはどうすればいいのでしょうか？その方法をご紹介します。これらのヒントとコツに従ってください。
1. 早起きは三文の徳
良い印象を与えることは重要です。聴衆より遅れて登場した場合、どのようにすれば良い印象を与えられるでしょうか？
早めに到着することは、単にプロフェッショナルであるということだけではありません。準備の時間も得られます。
早めに到着すれば、ノートパソコン、プロジェクター、マイクなど、必要な機材を確認できます。準備が整っていないからといって、プレゼンテーションが遅れる心配はありません。
2. リサーチをする
たとえ長期間にわたってプロジェクトを発表してきたとしても、毎回リサーチを行う必要があります。
まず、聴衆についてもっと深く理解する必要があります。経営幹部にプレゼンテーションするのか、それとも地上職員に話すのか？
聴衆を理解することは、適切なプレゼンテーションを構成するのに役立ちます。聴衆の知識に応じて、トピックや重要なポイントを調整する必要があるかもしれません。例えば、エンジニアは技術仕様を重視するでしょうが、財務マネージャーはコストと予算に関心があるかもしれません。
さらに、リサーチをすることで、どんな状況にも対応できるようになります。プレゼンテーションに必要なデータを研究するだけでは十分ではありません。さらに一歩踏み込んでリサーチするのが最善です。
つまり、あなたに尋ねられる可能性のある他の関連事項についても調べておく必要があります。一歩先を行くことで、契約を締結しやすくなります。
3. 練習は完璧をつくります
プロジェクト提案の成否は、プレゼンテーションの仕方にかかっています。プレゼンテーションを成功させたいなら、万全の準備を整えて臨む必要があります。
ファイルを読むだけでは十分ではありません。内容を完璧に覚えておく必要があります。そのための最良の方法は、完璧になるまで練習することです。
まず、鏡の前で練習することができます。
自分のプレゼンテーションについてフィードバックを得たいなら、誰かと一緒にフィードバックをもらう必要があります。擬似的な聴衆からのアドバイスは、プレゼンテーションを完璧に仕上げる上で役立つでしょう。
4. 彼らを巻き込む
冒頭で聴衆の注目を集めることは非常に重要です。お世辞を交えずにいきなり本題に入ってはいけません！
これを行う最も良い方法の 1 つは、興味深いストーリー、統計、引用など、注目を集めるものから始めることです。
プレゼンテーションの論点や要約から始めることもできます。これにより、聴衆は議論すべき内容の「プレビュー」を得ることができます。
5. スライドに注意
早めに到着して準備万端。プレゼンの内容を全部練習しました。スライドを発表するまでは、すべて順調でした。
PowerPoint による死、と言われています。
プレゼンテーションを行うたびに「犠牲者」を避けるために、従うべきルールが 1 つあります。それは、すべてを最小限に抑えることです。
シンプルであることは素晴らしいことです。特にスライドプレゼンテーションでは。複雑なテキストの羅列を見たい人はいません。
5-5-5 ルールに従うことで、情報を簡単に理解できるようになります。
- 1行に5語
- スライドごとに5行のテキスト
- テキスト中心のスライドは5枚だけ
同様に、フォントと色はシンプルで読みやすいものにしましょう。例えば、黒い背景に白い文字を使うなど、大きくてコントラストの強いものにしましょう。
ヒント: どの色の組み合わせを使用すればよいかわからない場合は、専門的に設計されたプロジェクト管理テンプレートの配色に従ってください。
6. 活気にあふれた
アニメーション、画像、ビデオに関しても、シンプルに保つ方が良いでしょう。
多少使っても構いませんが、やりすぎには注意しましょう。ポイントを明確に伝えるのに役立つグラフィックだけを使いましょう。
覚えておいてください： アニメーションやエフェクトを多用すると、すべてが混乱してしまいます。最終的には、視聴者はデータではなくアニメーションに注目してしまう可能性があります。
7. 配布資料を提供する
プロジェクトマネージャーとして、聴衆のニーズを予測する能力が求められます。そのための1つの方法は、開始前に資料を配布することです。
まず、これらは聴衆があなたのプレゼンをよりよく理解するのに役立ちます。聴衆は多くのメモを取る必要がないので、あなたの注意をそらすことはありません。
特定のスライドやグラフィックに戻るように依頼する必要がないため、気が散ることも少なくなります。
8. プランBを用意する
物事はいつも計画通りに進むとは限りません。100%準備を整えていても、予期せぬトラブルは起こり得ます。停電やプロジェクターの突然の故障など、予期せぬトラブルが起こるかもしれません。
だからこそ、プラン B を用意しておく必要があります。起こる可能性は低いとしても、こうした可能性に備える必要があります。
先ほどもお勧めしたように、配布資料を使うことで、この方法を実現できます。繰り返しになりますが、これは練習が不可欠です。プレゼンテーションのテーマを十分に理解していれば、ハングアウトだけでプレゼンテーションを行うのも簡単です。
配布資料がない？ホワイトボードに落書きすることもできます！
プロジェクトマネージャーにとって、聴衆が誰であろうと、プレゼンテーションを完璧に行うことは重要です。これらの8つのヒントに従えば、毎回完璧なプレゼンテーションを行うことができます。
